Rien ne tue plus vite un prospect WhatsApp que le silence. Les messages d'absence et les horaires d'ouverture vous permettent de répondre instantanément — même quand vous êtes fermé — pour que les clients sachent qu'ils ont été entendus et à quel moment attendre une réponse. Voici comment les configurer correctement, avec des modèles que vous pouvez copier.
Les trois messages automatisés de WhatsApp Business
L'application gratuite WhatsApp Business vous offre trois outils d'automatisation :
- Message d'accueil — se déclenche lorsqu'un nouveau client vous écrit (ou après 14 jours sans contact). Votre première impression.
- Message d'absence — se déclenche automatiquement lorsque vous êtes en dehors de vos horaires. Pose les attentes quand vous ne pouvez pas répondre.
- Réponses rapides — des réponses enregistrées que vous déclenchez manuellement pour répondre vite aux questions courantes.
Il vous faut l'application WhatsApp Business (pas WhatsApp personnel) pour utiliser tout ça. C'est gratuit.
Configurer le message d'accueil
- Ouvrez WhatsApp Business → Réglages → Outils professionnels → Message d'accueil.
- Activez Envoyer un message d'accueil.
- Rédigez votre message.
- Sous Destinataires, choisissez « Tout le monde » (par défaut) ou un sous-ensemble.
- Enregistrez.
Modèle de message d'accueil :
Bonjour ! 👋 Merci d'avoir contacté [Nom de l'entreprise]. Nous répondons généralement sous [délai] pendant les heures d'ouverture. En attendant, n'hésitez pas à nous dire ce dont vous avez besoin et nous nous en occupons tout de suite.
Gardez-le chaleureux, posez une attente de délai de réponse, et invitez-les à partager des détails pour que vous puissiez aider plus vite.
Configurer le message d'absence
- Réglages → Outils professionnels → Message d'absence.
- Activez Envoyer un message d'absence.
- Rédigez votre message.
- Sous Planning, choisissez-en un :
- Toujours envoyer — réponse automatique à chaque message (utile en vacances).
- Planning personnalisé — envoi uniquement pendant des plages d'absence précises.
- En dehors des heures d'ouverture — le choix par défaut malin ; il utilise les horaires de votre profil professionnel.
- Enregistrez.
Modèle de message d'absence (en dehors des heures) :
Merci pour votre message ! 🌙 Nous sommes actuellement fermés et répondrons à notre réouverture à [heure]. Nos horaires sont [lun.–ven., 9 h–18 h]. Laissez votre question ici et nous vous répondrons dès notre retour.
Régler vos horaires d'ouverture
Les messages d'absence déclenchés « en dehors des heures d'ouverture » se basent sur les horaires de votre profil, alors réglez-les avec précision :
- Réglages → Outils professionnels → Profil professionnel (ou Horaires d'ouverture).
- Réglez vos jours et heures d'ouverture.
- Choisissez un statut : ouvert avec horaires définis, « ouvert 24 h/24 », ou « sur rendez-vous uniquement ».
- Enregistrez.
Désormais, le message d'absence se déclenche automatiquement dès que vous fermez — sans bascule manuelle.
Modèles de messages d'absence pour différentes situations
Fermeture standard :
Merci d'avoir écrit à [Nom de l'entreprise] ! Nous sommes fermés pour le moment mais répondrons à notre réouverture à [heure]. 🙌
Week-end :
Merci de nous avoir contactés ! Nous sommes fermés pour le week-end et répondrons lundi matin. N'hésitez pas à laisser vos coordonnées ici.
Jour férié / vacances :
Bonjour ! Nous sommes fermés pour [fête] jusqu'au [date]. Nous répondrons à votre message dès notre retour. On vous souhaite un très bon [fête] ! 🎉
Fort afflux :
Merci de votre patience ! Nous recevons beaucoup de messages en ce moment et répondrons sous [délai]. Si c'est urgent, merci de [alternative].
Sur rendez-vous :
Merci de votre message ! Nous sommes avec des clients pour le moment et répondrons entre deux rendez-vous. Pour réserver, envoyez votre jour et heure préférés.
Astuces d'écriture qui les rendent efficaces
- Posez toujours une attente de délai. « Nous répondrons sous 2 heures » vaut mieux que « nous répondrons bientôt ».
- Indiquez vos horaires pour que ceux qui écrivent le soir sachent quand vous revenez.
- Restez court — deux ou trois phrases. Personne ne lit un paragraphe.
- Invitez aux détails — leur demander de partager leur question vous permet de répondre plus vite à votre retour.
- Restez fidèle à votre marque — une clinique formelle et un café tendance ne doivent pas sonner pareil.
Associez les messages d'absence aux réponses rapides
Les messages d'absence couvrent les moments où vous êtes hors ligne. Les réponses rapides vous font gagner du temps quand vous êtes en ligne. Configurez-les sous Outils professionnels → Réponses rapides et déclenchez-les en tapant un raccourci comme /horaires ou /tarifs. Ensemble, ils réduisent nettement votre temps de réponse.
Erreurs fréquentes
- Utiliser « Toujours envoyer » pendant les heures d'ouverture. Les clients reçoivent un message d'absence même quand vous êtes disponible — déroutant et rebutant. Utilisez plutôt « en dehors des heures d'ouverture ».
- De mauvais horaires d'ouverture. Si les horaires de votre profil sont inexacts, le message d'absence se déclenche aux mauvais moments.
- Aucune attente de délai. Le silence sur le moment où vous répondrez est presque aussi mauvais que l'absence de réponse.
- Les configurer et les oublier. Mettez à jour les modèles pour les jours fériés et les périodes chargées.
- Compter sur l'automatisation pour remplacer les vraies réponses. Ils vous font gagner du temps ; ils ne concluent pas la vente. Répondez personnellement dès que vous le pouvez.
Faites d'abord en sorte que les clients vous écrivent
Les messages d'absence ne servent qu'une fois que les gens vous joignent. Facilitez-leur la tâche : créez votre lien WhatsApp gratuit avec un message pré-rempli et ajoutez-le à votre site web, vos réseaux et votre fiche d'établissement Google. Ensuite, laissez vos messages d'accueil et d'absence s'occuper du reste — pour qu'aucun prospect ne se heurte jamais à un mur de silence.