מועמדים כמעט אף פעם לא מפספסים הודעת וואטסאפ. אימיילים נשארים לא פתוחים, שיחות מגיעות לתא קולי, אבל הודעת צ'אט קצרה נקראת בדרך כלל תוך דקות — ולכן צוותי גיוס לקמעונאות, אירוח, לוגיסטיקה, בריאות, מכירות ותפקידי שטח מנהלים יותר ויותר את הקשר הראשוני דרך וואטסאפ. המדריך הזה מכסה איפה וואטסאפ עוזרת במשפך הגיוס, איך להגדיר אותה, ואת גבולות ההסכמה והפרטיות שחובה לכבד.
איפה וואטסאפ משתלבת בתהליך הגיוס
| שלב | מסורתי | עם וואטסאפ | |---|---|---| | הגשת מועמדות | טופס ארוך, העלאת קורות חיים | הקשה על קישור, מענה על 3 שאלות בצ'אט | | סינון | משחק טלפונים במשך ימים | שאלות מהירות שנענות באותו יום | | תיאום | הלוך ושוב באימייל | אישור מועד בהתכתבות אחת | | תזכורות | אימייל יום לפני | הודעה קצרה שעה לפני | | הצעה וקליטה | קבצי PDF מצורפים | מסמכים ותשובות בשרשור אחד |
הרווחים הגדולים ביותר הם בדרך כלל בראש המשפך (יותר מועמדים מסיימים את התהליך) ובשלב הראיון (פחות אי-הגעות).
שלב 1: הפכו את ההגשה לפעולה של הקשה אחת
בלוחות דרושים, בדפי קריירה, בפוסטים ברשתות ובמודעות, החליפו את "שלחו קורות חיים ל-jobs@…" בקישור click-to-chat והודעה ממולאת מראש שמציינת את התפקיד:
https://wa.me/15551234567?text=Hi!%20I'm%20interested%20in%20the%20Store%20Assistant%20role%20in%20Leeds
צרו קישור וואטסאפ חינמי לכל תפקיד או לכל סניף, כך שההודעה הראשונה תגיד לכם לאיזו משרה המועמד מתכוון. לשלטי גיוס בחנות ולבאנרים באירועים, הדפיסו קוד QR של וואטסאפ — מועמדים שמגיעים פיזית יכולים להגיש במקום.
בדף הקריירה שלכם, כפתור צ'אט לאתר עם "יש לי שאלה על משרה" תופס מועמדים שסקרנים אבל עדיין לא מוכנים להגיש.
שלב 2: סננו עם תשובות מהירות
הגדירו תשובות מהירות באפליקציית WhatsApp Business לשאלות שאתם תמיד שואלים:
/avail— "תודה! באילו ימים ושעות אתם זמינים לעבוד?"/exp— "תוכלו לספר לי בקצרה על התפקיד האחרון שלכם?"/loc— "לאיזה סניף הכי קל לכם להגיע?"/cv— "מעולה — אנא שלחו את קורות החיים כ-PDF או כתמונה כאן כשיהיה לכם רגע."
הגבילו את הסינון לשלוש או ארבע שאלות. צ'אט שמרגיש כמו טופס מאבד את יתרון המהירות.
שלב 3: תאמו ואשרו ראיונות
הציעו שניים או שלושה מועדים קונקרטיים במקום לשאול "מתי אתם פנויים?". אחרי האישור, שלחו הודעה עם תאריך, שעה, כתובת (או קישור לשיחת וידאו), עם מי ייפגשו ומה להביא. בקשו מהם לענות "מאושר" — התחייבות קטנטנה שמצמצמת אי-הגעות באופן מדיד.
תייגו את איש הקשר ראיון – [תאריך] כדי שתוכלו לסנן ולהזכיר לאנשים הנכונים יום לפני.
שלב 4: צמצמו אי-הגעות עם תזכורות
תזכורת בערב שלפני ועוד אחת שעה לפני מצמצמות בדרך כלל אי-הגעות באופן משמעותי. באפליקציה החינמית שולחים אותן ידנית או דרך רשימת תפוצה (המועמד חייב לשמור את המספר שלכם). צוותים גדולים יותר שמשתמשים ב-WhatsApp Business Platform יכולים להפוך תזכורות לאוטומטיות עם הודעות תבנית מאושרות, שנשלחות רק למועמדים שהסכימו לקשר בוואטסאפ. המדריך למספר נציגים מסביר מתי תיבה משותפת לצוות משתלמת.
שלב 5: הצעות, מסמכים וקליטה
חוזים, בקשות לתעודת זהות והנחיות ליום הראשון יכולים כולם לזרום באותו שרשור. השתמשו בקטלוג של WhatsApp Business בצורה יצירתית: הוסיפו "צ'קליסט ליום הראשון", "מידות מדים" או "מידע על חניה" כפריטים, כך שעובדים חדשים יוכלו לדפדף בהם בלי לשאול.
הסכמה, פרטיות והוגנות
גיוס כרוך במידע אישי, ולכן כמה גבולות אינם נתונים למשא ומתן:
- המועמדים פותחים את השיחה. מועמד שמקיש על הקישור שלכם פונה אליכם; אסור לכם לשלוח הודעות למספרים שנאספו מקורות חיים או מלוחות דרושים בלי הסכמה.
- אמרו איך תשתמשו בערוץ בתשובה הראשונה שלכם: "נשתמש בצ'אט הזה לעדכונים על המועמדות שלך בלבד."
- אל תבקשו מידע רגיש (מספרי זהות, פרטי בנק, מידע רפואי) בצ'אט אלא אם המדיניות שלכם והחוק המקומי מאפשרים זאת, ולעולם לא כצעד ראשון.
- השתמשו במספר עבודה, לא בטלפון האישי של המגייס. כשמישהו עוזב את החברה, היסטוריית המועמדים צריכה להישאר אצל העסק.
- שמרו תיעוד. ייצאו או העבירו לארכיון צ'אטים לתקופה שמדיניות השמירה שלכם דורשת, ואז מחקו.
- החילו את אותו תהליך על כל מועמד כדי להימנע מבעיות הוגנות — המהירות של וואטסאפ לא צריכה להפוך ליתרון רק למועמדים שבמקרה כתבו ראשונים.
תבניות הודעה
אישור קבלת מועמדות
תודה על ההתעניינות בתפקיד עוזר/ת חנות! אני פריה מצוות הגיוס. אשאל כאן כמה שאלות קצרות, ונשתדל לחזור אליך תוך שני ימי עבודה.
הזמנה לראיון
חדשות טובות — נשמח להזמין אותך לראיון. יום שלישי ב-10:00 או יום רביעי ב-14:30 מתאימים? זה ייקח כ-30 דקות בסניף שלנו בלידס עם מנהל/ת החנות.
תזכורת
תזכורת: הראיון שלך מחר ב-10:00 ברחוב הראשי 12. נא להביא תעודה מזהה. ענו מאושר אם עדיין תוכלו להגיע.
דחייה מנומסת
תודה שהקדשת מזמנך לשיחה איתנו. החלטנו להתקדם עם מועמדים אחרים לתפקיד הזה, אבל נשמור את הפרטים שלך למשרות עתידיות אם זה מקובל עליך.
עצבו אותן עם מודגש ומעברי שורה באמצעות מעצב הטקסט כדי שייקראו נקי בטלפון.
מדידת ההשפעה
עקבו אחרי ארבעה מספרים לפני ואחרי המעבר של הקשר הראשוני לוואטסאפ:
- מועמדויות שהתחילו לעומת שהושלמו.
- ימים מהגשת המועמדות ועד הראיון.
- שיעור אי-ההגעה לראיונות.
- זמן מגייס לכל גיוס.
רוב הצוותים רואים את שלושת הראשונים זזים מהר. הרביעי מגיע ברגע שתשובות מהירות ותוויות במקום.
מאיפה להתחיל
בחרו תפקיד אחד עם נפח גבוה ואי-הגעות רבות. פרסמו קישור וואטסאפ עבורו השבוע, הגדירו ארבע תשובות מהירות והודעת ברכה, והשוו את המספרים אחרי שלושים יום. להתרחב משם זה קל; החלק הקשה הוא התפקיד הראשון.