Nada mata más rápido a un cliente potencial de WhatsApp que el silencio. Los mensajes de ausencia y el horario comercial te permiten responder al instante —incluso cuando estás cerrado— para que los clientes sepan que se les ha escuchado y cuándo esperar una respuesta. Aquí te explicamos cómo configurarlos correctamente, con plantillas que puedes copiar.
Los tres mensajes automatizados de WhatsApp Business
La app gratuita de WhatsApp Business te da tres herramientas de automatización:
- Mensaje de bienvenida: se activa cuando un cliente nuevo te escribe (o tras 14 días sin contacto). Tu primera impresión.
- Mensaje de ausencia: se activa automáticamente cuando estás fuera de tu horario establecido. Gestiona las expectativas cuando no puedes responder.
- Respuestas rápidas: respuestas guardadas que activas manualmente para contestar preguntas comunes con rapidez.
Necesitas la app de WhatsApp Business (no el WhatsApp personal) para usarlas. Son gratuitas.
Configurar el mensaje de bienvenida
- Abre WhatsApp Business → Ajustes → Herramientas para empresas → Mensaje de bienvenida.
- Activa Enviar mensaje de bienvenida.
- Escribe tu mensaje.
- En Destinatarios, elige "Todos" (predeterminado) o un subconjunto.
- Guarda.
Plantilla de bienvenida:
¡Hola! 👋 Gracias por escribir a [Nombre del negocio]. Normalmente respondemos en [tiempo] durante el horario comercial. Mientras tanto, cuéntanos qué necesitas y nos pondremos manos a la obra enseguida.
Mantenlo cálido, fija una expectativa de tiempo de respuesta e invítalos a compartir detalles para poder ayudar más rápido.
Configurar el mensaje de ausencia
- Ajustes → Herramientas para empresas → Mensaje de ausencia.
- Activa Enviar mensaje de ausencia.
- Escribe tu mensaje.
- En Horario, elige uno:
- Enviar siempre: responde automáticamente a cada mensaje (útil cuando estás de vacaciones).
- Horario personalizado: envía solo durante ventanas de ausencia específicas.
- Fuera del horario comercial: la opción predeterminada inteligente; usa los horarios de tu perfil de empresa.
- Guarda.
Plantilla de ausencia (fuera de horario):
¡Gracias por tu mensaje! 🌙 Ahora mismo estamos cerrados y te responderemos cuando volvamos a abrir a las [hora]. Nuestro horario es [lun–vie, 9:00–18:00]. Déjanos tu pregunta aquí y te contestaremos a primera hora.
Configurar tu horario comercial
Los mensajes de ausencia que se activan "fuera del horario comercial" toman los horarios de tu perfil, así que configúralos con precisión:
- Ajustes → Herramientas para empresas → Perfil de empresa (u Horario comercial).
- Establece tus días y horas de apertura.
- Elige un estado: abierto con horario establecido, "abierto las 24 horas" o "solo con cita".
- Guarda.
Ahora el mensaje de ausencia se activa automáticamente en cuanto cierras, sin cambiarlo a mano.
Plantillas de mensaje de ausencia para distintas situaciones
Cierre estándar:
¡Gracias por escribir a [Nombre del negocio]! Ahora mismo estamos cerrados, pero te responderemos cuando volvamos a abrir a las [hora]. 🙌
Fin de semana:
¡Gracias por escribirnos! Estamos cerrados el fin de semana y responderemos el lunes por la mañana. Déjanos tus datos aquí sin problema.
Festivo / vacaciones:
¡Hola! Estamos cerrados por [festivo] hasta el [fecha]. Responderemos a tu mensaje en cuanto volvamos. ¡Te deseamos un feliz [festivo]! 🎉
Mucho volumen:
¡Gracias por tu paciencia! Estamos recibiendo muchos mensajes ahora mismo y responderemos en [tiempo]. Si es urgente, por favor [alternativa].
Basado en citas:
¡Gracias por escribir! Ahora mismo estamos atendiendo a clientes y responderemos entre citas. Para reservar, envía tu día y hora preferidos.
Consejos de redacción que hacen que funcionen
- Fija siempre una expectativa de tiempo. "Responderemos en 2 horas" funciona mejor que "responderemos pronto".
- Indica tu horario para que quienes escriben de noche sepan cuándo vuelves.
- Mantenlo corto: dos o tres frases. Nadie lee un párrafo.
- Invita a dar detalles: pedirles que compartan su pregunta significa que puedes responder más rápido al volver.
- Mantén el tono de tu marca: una clínica formal y una cafetería moderna deberían sonar diferente.
Combina los mensajes de ausencia con respuestas rápidas
Los mensajes de ausencia cubren cuando estás desconectado. Las respuestas rápidas te agilizan cuando estás conectado. Configúralas en Herramientas para empresas → Respuestas rápidas y actívalas escribiendo un atajo como /horario o /precios. Juntas, reducen tu tiempo de respuesta drásticamente.
Errores comunes
- Usar "Enviar siempre" durante el horario comercial. Los clientes reciben un mensaje de ausencia incluso cuando estás disponible: confuso y desalentador. Usa "fuera del horario comercial" en su lugar.
- Horario comercial incorrecto. Si los horarios de tu perfil son imprecisos, el mensaje de ausencia se activa a horas equivocadas.
- Sin expectativa de tiempo. El silencio sobre cuándo responderás es casi tan malo como no responder.
- Configurarlos y olvidarlos. Actualiza las plantillas para festivos y temporadas altas.
- Confiar en la automatización para sustituir las respuestas reales. Estas te dan tiempo; no cierran la venta. Responde en persona en cuanto puedas.
Consigue que los clientes te escriban en primer lugar
Los mensajes de ausencia solo ayudan una vez que la gente te contacta. Hazlo fácil: crea tu enlace de WhatsApp gratis con un mensaje pre-rellenado y añádelo a tu sitio web, tus redes y tu perfil de Google Business. Luego deja que tus mensajes de bienvenida y de ausencia se encarguen del resto, para que ningún cliente potencial choque nunca contra un muro de silencio.